7 советов по контролю строительной документации

Документооборот — неотъемлемая часть эффективного управления строительными проектами. Без полных, точных и доступных записей основные этапы строительных конструкций — планирование, проектирование, строительство, мониторинг и закрытие — могут столкнуться с серьезными неудачами. Строительная документация существует, чтобы направлять рабочих, инженеров и других заинтересованных лиц, среди прочего, в отношении проектирования и программы работ. В некоторых случаях отсутствие планов может нарушить рабочие процессы, вызывая задержки, ошибки при построении и дорогостоящие переделки.

Руководители проектов не могут позволить себе препятствий, так как в строительной сфере время — деньги. Укрепите свой путь к надлежащей и эффективной практике строительства, понимая, что такое контроль документов и как вы можете управлять записями, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Что такое контроль строительной документации?

Строительная запись не начинается и не заканчивается архитектурным и инженерным программным обеспечением . Поскольку в течение всего периода строительства проекты претерпевают многочисленные конструктивные и структурные изменения, лицо, ответственное за ведение строительной документации, должно быть умелым, скрупулезным и организованным.

Помимо проектной документации, контроль документации также касается технических планов и контрактов, включая любые типы изменений и обновлений, через которые проходит каждый элемент в проекте. Чтобы убедиться, что все в порядке, контроль документов должен включать в себя правильную маркировку, нумерацию, регистрацию обновлений и изменений, выдачу строительных документов и многое другое.

Благодаря технологиям управление строительной документацией становится менее трудоемким, поскольку в нем одновременно создаются и записываются цифровые и физические файлы. Вместо того, чтобы ждать, пока инженеры физически присутствуют на месте, файлы можно отправлять в электронном виде и утверждать, когда менеджер ставит свою онлайн-подпись . Это значительно сокращает время и затраты на весь проект.

Как более эффективно управлять строительной документацией

Будьте менее зависимы от бумаги

Хранить все бумажные файлы на месте — нелогично. Они уязвимы для того, чтобы потеряться или повредиться из-за суровых условий на территории проекта. Кроме того, вы не можете сделать несколько копий доступными для всех сотрудников, которым требуется доступ к ним на регулярной основе, например для архитекторов, инженеров, руководителей и других ключевых сотрудников.

Выберите хорошее программное обеспечение или облачное хранилище, чтобы улучшить контроль над документами. Автоматизация всех операций делает строительные записи более доступными и менее подверженными повреждению, потерям, повреждениям и непреднамеренному удалению.

Взгляните на вашу текущую систему

Вы потеряли несколько файлов из-за обновленного дизайна на прошлой неделе? Это может быть убедительным признаком того, что вам нужно пересмотреть и, возможно, внести несколько изменений, чтобы улучшить вашу систему ведения учета. Или это может быть возможность вообще переключиться на новый.

Вот несколько моментов, важных для вашей оценки и принятия решения:

  • Перечислите наиболее распространенные проблемы и оцените, откуда берутся уязвимости.
  • Убедитесь, что ваша цифровая система записи и хранения проста в использовании и настраивается в соответствии с вашими потребностями.
  • Выберите программное обеспечение, которое позволяет при необходимости повышать масштаб.
  • Оцените доступность ваших документов, спросив нескольких пользователей, которым они нужны больше всего.
  • Выберите платформу, доступную для использования на широком спектре устройств и приложений.
  • Убедитесь, что ваша система точна и защищена от несанкционированного доступа.
  • Определите, реагирует ли компания-производитель программного обеспечения на ваши потребности.

Если от использования системы больше недостатков, чем преимуществ, возможно, будет лучше найти лучшее программное обеспечение, которое сможет удовлетворить ваши текущие и будущие потребности. На самом деле строительная отрасль испытывает нехватку рабочей силы , поэтому строительные компании должны делать все возможное, чтобы быть эффективными.

Настройте или измените процесс обработки информации о документе

Несмотря на наличие системы, вам нужно держать все в порядке, создавая свои информационные процессы для документов. Хорошая система бесполезна без установленных процессов. Представьте, может ли кто-нибудь внести изменения в файлы и удалить некоторые из них?

Составьте четкую таблицу обмена информацией между отделами и подразделениями. В большинстве случаев назначение руководителя отдела или группы ответственным за доступ к информации и записям, их распространение и совместное использование помогает оптимизировать ваши процессы. Эти руководители отделов также могут выступать в качестве утверждающих, в то время как лица на верхнем уровне могут выступать в качестве проверяющих или наоборот.

Если у вас уже есть процесс, проверьте, нужно ли его изменить или упростить. Помните, что нет двух одинаковых проектов. Таким образом, системные процессы необходимо модифицировать, чтобы учесть уникальные атрибуты проекта.

Выберите компетентных лиц, которые возьмут на себя ответственность за систему

Как уже говорилось, управление записями влечет за собой упорядочивание, маркировку, обновление и публикацию важных данных. Таким образом, требуется, чтобы менеджер документов обладал технической квалификацией для выполнения нескольких задач, включая устранение неполадок в системе. Назначенный человек должен быть в состоянии обеспечить бесперебойный поток информации и иметь достаточный опыт для работы с системой, когда она не сотрудничает. Менеджер по контролю документов также должен уметь придерживаться действующих политик.

Объяснять процессы команде

Как только система и политики внедрены, проведите собрание команды, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне — от людей на местах до руководящего, управленческого и исполнительного уровней. Объясните рабочие процессы, связанные с запросом, доступом и совместным использованием строительных записей, включая роли каждого подразделения или ключевых лиц.

Будьте открыты для предложений от людей на поле и обратите внимание на поднятые вопросы или любые отзывы. Обратитесь к руководству за любыми предложениями и любыми изменениями, которые руководство считает целесообразными.

Обеспечьте доступность

Доступность имеет решающее значение для строительного проекта — или любого другого предприятия, если на то пошло. Чтобы сделать работу лучше для всех, все задействованные сотрудники должны иметь доступ к важным записям для выполнения своих задач.

Одна важная вещь, которую следует учитывать, — это совместимость формата файла с различным программным обеспечением и электронными устройствами. Поскольку большинство строительных документов являются электронными, обычные приложения или программное обеспечение должны иметь возможность открывать файл для просмотра. Если нет, попросите пользователей загрузить приложение на свои устройства.

Формат без проблем с совместимостью упрощает поиск других документов и отслеживание изменений дизайна для всех, кто участвует в проекте.

Стремитесь улучшить свои процессы

Как и в самом проекте, в управлении документами ничего в буквальном смысле не высечено на камне. Это означает, что вы всегда должны стремиться оценивать и улучшать свои процессы по мере необходимости.

Изменения на этапах строительства могут повлиять на персонал и организацию работы. И это может потребовать внесения определенных изменений в ваши процедуры контроля документов. Принимайте во внимание отзывы всех о проблемах, с которыми они сталкиваются в контексте нынешней системы. Спросите, как можно улучшить процедуры.

Заключение

Выбор хорошего программного обеспечения и найм подходящих людей для его запуска — ключи к успешному управлению строительной документацией. Также важно привлечь всех на борт. Для этого поддерживайте открытое общение со всей командой, чтобы узнать, как улучшить работу процессов для общего успеха проекта.

Оцените статью
Eldtigroup.ru